Privacy Policy VSV

VSV hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VSV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat in ieder geval:

• wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en de verschillende categorieën persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot alleen die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• wij om uw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
•  wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VSV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemenere zin, hierover vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

 
Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door VSV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden
• Communicatie
• Het indelen in teams
• Ter beschikking stellen van wedstrijd- en trainingskleding
• Het plannen van wedstrijden en trainingen
• Het bijhouden van vorderingen;
• Het bijhouden van de voetbalhistorie (in welk seizoen in welk team gespeeld).

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Uitvoering van het lidmaatschap (contract) van VSV.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VSV de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Adres;
• Kledingmaten.

Uw persoonsgegevens worden door VSV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in het archief voor minimaal 2 jaar en maximaal 7 jaar. (tenzij u uw toestemming intrekt)

Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers

Persoonsgegevens van vrijwilligers worden door VSV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden
• Communicatie.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Het uitvoeren van de vrijwilligers ”overeenkomst” bij VSV.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VSV de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Telefoonnummer
•  E-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum
• Adres.

Uw persoonsgegevens worden door VSV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van het uitvoeren van de vrijwilligerswerkzaamheden en daarna alleen in het verenigingsarchief voor onbepaalde tijd, tenzij de vrijwilliger kenbaar maakt hier bezwaar tegen te maken.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door VSV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: 

• De overeengekomen opdracht.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VSV de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• (Zakelijk) Telefoonnummer
• (Zakelijk) E-mailadres
• Geslacht.

Uw persoonsgegevens worden door VSV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 (zeven) jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief-abonnees

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief-abonnees worden door VSV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslagen voor deze persoonsgegevens zijn: 

• Het lidmaatschap van VSV;
• Ouders en verzorgers van (jeugd-)leden die hun e-mailadres hebben opgegeven als contactadres
• Vrijwilligerswerkzaamheden verrichten voor VSV
• Sponsoren, business partners en genodigden van sponsorbijeenkomsten.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VSV de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• E-mailadres.

Aan dit e-mailadres is de relatiecategorie gekoppeld (lid, vrijwilliger, sponsor, bedrijfsnaam sponsor, genodigde sponsorborrel, sponsorcommissie, jeugdvoetbal, senioren, donateur, trainer, bestuur, erelid, lid van verdienste).

Uw persoonsgegevens worden door VSV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men verbonden is aan VSV.

Indien u de nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen, kunt u dit middels de afmeldknop in de mail kenbaar maken.  U wordt dan verwijderd uit ons mailingbestand. U ontvangt vervolgens geen nieuwsbrieven en/of uitnodigingen meer.

Uw e-mailadres blijft wel aanwezig in onze administratie ten behoeve van andere functies (bijvoorbeeld facturering). Indien u uw emailadres wilt wijzigen of verwijderen, dan kunt u dit per e-mail doorgeven aan de ledenadministratie ([email protected]).

Verwerking van persoonsgegevens van prospects, sponsorcontacten en/of geïnteresseerden

Verwerking van persoonsgegevens van prospects, sponsorcontacten en/of geïnteresseerden worden door VSV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

•  Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op Social Media.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VSV de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
•  Telefoonnummer
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door VSV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontact en/of geïnteresseerde.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door VSV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VSV de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Salarisgegevens
• Kopie ID
• BSN-nummer
• Bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door VSV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 (zeven) jaar. Tenzij u ziek uit dienst gaat, dan is het 10 jaar na einde dienstverband.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

VSV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens VSV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Indien wij uw persoonsgegevens mogen verwerken op basis van een door u daartoe gegeven toestemming, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U kunt het beste contact opnemen met onze secretaris van VSV. Het e-mailadres is [email protected].  Komen wij er samen met u niet uit dan betreuren wij dat uiteraard. U heeft echter in voorkomend geval altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

ContactgegevensVSV

Bezoekadres:
Hofgeesterweg 14
1991 AD  VELSERBROEK

Postadres:
Postbus 154
1970 AD IJMUIDEN

E-mail:
Algemeen:
[email protected]

Ledenzaken:
[email protected]

Bestuur:
[email protected]

Opgesteld:
Velserbroek, 1 juni 2018